Dne 25. 5. 2018 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady /EU/ č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů /dále jen „nařízení“/. Obchodní společnost Sunfox s.r.o., IČ: 28436296, se sídlem Praha 9 – Kyje, Vodňanská 1414, PSČ 198 00, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 141356 /dále jen „správce“/ v této souvislosti přijala tyto Zásady ochrany osobních údajů /dále jen „zásady“/, které nabyly platnosti a účinnosti dne 25. 5. 2018.

„Osobním údajem“ se pro účely tohoto dokumentu rozumí jakákoli informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby, k níž se osobní údaje vztahují. Tato se považuje za určenou nebo určitelnou, jestliže lze fyzickou osobu přímo či nepřímo identifikovat, zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro její fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Tyto zásady se vztahují na veškeré vztahy mezi správcem a subjekty údajů, kterými se pro účely těchto zásad rozumí zejména zákazníci, potenciální zákazníci, dodavatelé, potenciální dodavatelé správce a zájemci o zaměstnání u správce. Tyto zásady se vztahují na veškeré zpracování osobních údajů správcem, není-li pro konkrétní případ mezi správcem a subjektem údajů dohodnuto jinak.

Osobní údaje shromažďované správcem

V rámci své podnikatelské činnosti správce shromažďuje tyto osobní údaje za tímto účelem:

• a) Zpracování osobních údajů zákazníků
  Za účelem plnění smlouvy správce zpracovává osobní údaje svých zákazníků. Jedná se zejména o jméno, příjemní, datum narození, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, sídlo nebo adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa. V této souvislosti může dojít ke zpracování rovněž osobních údajů zaměstnanců zákazníků. Správce dále zpracovává údaje svých zákazníků v rozsahu nezbytně nutném pro plnění služby a pro plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní, poplatků.
• b) Poskytování prostoru pro ukládání dat na serveru zákazníkům
  Správce je provozovatelem serverů pro ukládání dat a v této souvislosti vystupuje ve vztahu ke svým zákazníkům jako zpracovatel. Správce v rámci své činnosti poskytuje zákazníkům možnost ukládání dat na serveru. Toto zpracování probíhá na základě smlouvy mezi správcem a zákazníkem, tj. právním důvodem zpracování dat je plnění smlouvy. Rozsah a kategorii uložených dat nelze specifikovat. Zpracování může být provedeno zejména formou náhledu, shromažďování, zálohování, ukládání nebo výmazu dat. Zákazníkovi je po uzavření smlouvy zřízena samostatná složka pro ukládání dat, přičemž přístup do této složky je omezen a zabezpečen heslem odpovídající síly. Správce k takto uloženým údajům aktivně nepřistupuje ani je jinak nevyužívá. Údaje jsou zpracovávány v rozsahu nezbytně nutném pro plnění smlouvy a pro plnění zákonných povinností.
• c) Dodání služeb externími dodavateli
  V rámci své činnosti může správce využít rovněž služeb externích dodavatelů – fyzických osob. Správce upozorňuje, že může dojít také ke zpracování osobních údajů zaměstnanců těchto subjektů. V této souvislosti může správce zpracovávat osobní údaje takových externích dodavatelů, je-li to nezbytné pro umožnění výkonu činnosti dodavatele. Jedná se zejména o jméno, příjmení, datum narození, adresu nebo sídlo, telefonní číslo, e-mailovou adresu, číslo bankovního účtu, případně identifikační číslo, daňové identifikační číslo a podpis. Informace jsou získávány přímo od subjektu údajů a jsou zpracovávány v nezbytném rozsahu za účelem plnění smlouvy uzavřené mezi dodavatelem a správcem a dále za účelem plnění zákonných povinností v souvislosti s obchodní činností, tj. zejména za účelem fakturace, vedení účetnictví, odvodu daní, poplatků.
• d) Nabírání nových zaměstnanců a potenciálních odběratelů a dodavatelů
  V rámci této činnosti správce zpracovává osobní údaje zájemců o zaměstnání a potenciálních nových odběratelů a dodavatelů, a to v rozsahu, v jakém je samy subjekty údajů poskytnou správci, kdy správce tyto údaje zpracovává z titulu svého oprávněného zájmu. Získávání nových zaměstnanců, odběratelů a dodavatelů je nezbytné pro výkon jeho podnikatelské činnosti.
• e) Zasílání aktuálních informací - newsletterů
  Se souhlasem subjektu údajů je správce oprávněn zasílat subjektům údajů informace o produktech správce a o novinkách – tzv. newslettery. Newslettery umožňují zákazníkům, aby disponovali aktuálními informacemi a mohli v plném rozsahu využít služeb, které správce nabízí. Za tímto účelem správce zpracovává jméno, příjmení a e-mailovou adresu subjektu údajů, přičemž tyto údaje mohou být zpracovávány po dobu platnosti uděleného souhlasu. Správce v této souvislosti využívá služby MailChimp.
• f) Další činnosti
  Správce může v rámci své podnikatelské činnosti zpracovávat rovněž další osobní údaje, které mu subjekt údajů sám sdělí. Zpracování však může probíhat pouze je-li k němu dán právní základ a v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, pro jaký byly osobní údaje subjektem poskytnuty.

Správce vede seznam kontaktů na zaměstnance, odběratele a dodavatele, v rámci kterého zpracovává osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, adresa, příp. zaměstnavatel, e-mailová adresa a telefonní číslo. Účelem je zajištění efektivní komunikace s partnery, což je oprávněným zájmem správce, údaje jsou zpracovávány po dobu trvání spolupráce.

Zpracovatelé

Správce není oprávněn bez výslovného souhlasu subjektu údajů využít osobní údaje k jinému účelu, než pro jaký byly tyto osobní údaje shromážděny.

Správce neprodává ani nepronajímá osobní údaje třetím osobám, ani je jinak neposkytuje jakýmkoli třetím osobám, není-li níže v těchto zásadách stanoveno jinak.

V rámci své podnikatelské činnosti správce spolupracuje se třetími osobami – externími poskytovateli služeb za účelem využití nezbytného softwarového vybavení, zajištění plnění právních povinností – zejména vedení účetnictví, za účelem zajištění bezpečnosti a plynulosti poskytované služby a marketingu. Seznam externích poskytovatelů služeb je správce připraven na vyžádání subjektu údajů obratem poskytnout.

Všichni výše uvedení zpracovatelé poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby zpracování osobních údajů splňovalo požadavky platné právní úpravy a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů údajů. Zpracovatel může do zpracování zapojit i dalšího zpracovatele, ovšem pouze za předpokladu, že tento splňuje stejná opatření k ochraně osobních údajů, k jakým se zavázal ve smlouvě se správcem.

Většina zpracovatelů správce pochází z České republiky a řídí se při zpracování osobních údajů českou právní úpravou. Při zpracování osobních údajů zpracovateli může však dojít rovněž k předání osobních údajů do zahraničí, a to i mimo prostor Evropské unie. Všechna tato předání jsou nezbytná pro splnění smlouvy mezi subjektem údajů a správcem. Všichni zahraniční zpracovatelé jsou členy státu Evropské unie nebo jsou zapsány v tzv. štítu EU-USA na ochranu soukromí, což lze ověřit na https://www.privacyshield.gov/list. Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající ochraně ve vztahu k tomuto štítu, a to v režimu čl. 45 odst. 9 nařízení. S ohledem na tuto skutečnost není pro takové předání osobních údajů do třetí země zapotřebí zvláštní povolení.

V případech, kdy správce vystupuje jako zpracovatel pro jiný subjekt, zavazuje se dodržovat veškeré povinnosti vyplývající pro něho z platných právních předpisů, zejména je povinen:

• zpracovávat osobní údaje pouze pro účely, v rozsahu a způsobem vyplývajícím z uzavřené smlouvy;
• zavázat osoby mající přístup k údajům mlčenlivostí;
• přijmout vhodná technická a organizační opatření nutná k zabezpečení osobních údajů;
• po ukončení zpracování osobní údaje vymazat nebo vrátit správci;
• být nápomocen pro plnění správcových povinností v souvislosti s ochranou osobních údajů;
• neprodleně informovat správce o tom, že některý jeho pokyn porušuje platnou právní úpravu;
• být správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi při zpracování osobních údajů danými platnou právní úpravou;
• na vyžádání poskytnout správci nezbytné informace pro doložení splnění povinností daných platnou právní úpravou;
• v případě porušení zabezpečení neprodlení upozornit na tuto skutečnost správce.

Práva subjektů údajů

Subjekty údajů mají v souvislosti se zpracováním tato práva:

• Právo přístupu: subjekt údajů může kdykoli požádat správce o informaci o zpracování osobních údajů týkajících se jeho osoby. Správce má v takovém případě povinnost bezodkladně tuto informaci subjektu údajů poskytnout;
• Právo podat stížnost: subjekt údajů může podat stížnost k dozorovému orgánu pro domnělé porušení platných právních předpisů, přičemž dozorovým orgánem se rozumí Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 /www.uoou.cz/;
• Právo na opravu: subjekt údajů může žádat opravu nepřesných údajů týkajících se jeho osoby;
• Právo na výmaz: subjekt údajů má právo, aby správce bez odkladu vymazal osobní údaje, které se ho týkají, pokud tyto osobní údaje již nejsou potřebné pro účely pro které byly shromážděny a zpracovávány, byla-li vznesena námitka proti zpracování a neexistují-li žádné převažující důvody ke zpracování; pokud by byly osobní údaje zpracovávány protiprávně nebo pokud musí být vymazány ke splnění právní povinnosti správce stanovené platnými právními předpisy;
• Právo na omezení zpracování: v případě, že subjekt údajů popře přesnost zpracovávaných údajů, je správce povinen omezit zpracování dotčených osobních údajů, a to na dobu nezbytnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
• Právo na informaci: subjekt údajů má právo být informován o veškerých opravách nebo výmazech osobních údajů nebo omezení zpracování, které správce provádí a které se jej týkají;
• Právo vznést námitku: subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají a které jsou zpracovávány z důvodu nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo z důvodu nezbytnosti zpracování za účelem oprávněného zájmu správce;
• Právo na přenositelnost: subjekt údajů má právo osobní údaje, které se jej týkají a jež tento správci poskytl, získat ve strukturovaném běžně používaném a strojově čitelném formátu a tyto předat jinému správci, aniž by tomu stávající správce bránil.

Jsou-li osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu subjektu údajů, je subjekt údajů oprávněn souhlas kdykoli odvolat.

Na žádost poskytne správce subjektu údajů informace o přijatých opatřeních nezbytných pro naplnění práv subjektů údajů.

Svá práva může subjekt údajů uplatnit písemně zasláním požadavku na adresu sídla společnosti správce, tj. Sunfox s.r.o., Vodňanská 1414, PSČ 198 00 Praha 9 - Kyje, nebo prostřednictvím e-mailové adresy sunfox@sunfox.cz.

Mlčenlivost

Správce si je vědom důvěrnosti zpracovávaných osobních údajů. Správce je povinen zachovávat mlčenlivost o veškerých zpracovávaných osobních údajích. Správce není oprávněn zpřístupnit osobní údaje jakékoli třetí osobě, nestanoví-li tyto zásady jinak.

Správce je oprávněn osobní údaje zpracovávat pouze prostřednictvím zaměstnanců, které zaváže k mlčenlivosti minimálně ve stejném rozsahu, v jakém tuto povinnost stanoví tyto zásady a platná právní úprava.

Technická a organizační opatření

Správce během zpracování vždy dbá na to, aby nedošlo k újmě na právech fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Správce přijal vhodná technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení osobních údajů, a to s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování. Správce zabezpečil rovněž ochranu osobních, provozních a lokalizačních údajů a důvěrnosti komunikace, a to zejména ochranou před neoprávněným přístupem, změnou, zničením, ztrátou anebo odcizením nebo jiným neoprávněným zpracováním nebo využitím těchto údajů.

Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva svobody fyzických osob, oznámí toto porušení správce bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 72 hodin, subjektu údajů. Současně takové porušení správce oznámí i dozorovému orgánu.

Při zpracování osobních údajů správcem nedochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování.

Doba zpracování

Doba zpracování závisí na kategorii osobních údajů, jakož i na účelu, pro který je daný osobní údaj zpracováván. Vždy ovšem platí, že osobní údaje jsou zpracovány pouze po dobu nezbytně nutnou.

• osobní údaje související s plněním smlouvy budou uchovávány po dobu, kdy bude smlouva účinná. Část osobních údajů může být uchovávána až po další 3 roky po pozbytí účinnosti smlouvy tak, aby správce byl v případě případného soudního sporu schopen unést důkazní břemeno. V případě, že se dokument týká daně z přidané hodnoty nebo s ní jakkoli souvisí, může být zpracováván po dobu 10 let, a to s ohledem na plnění zákonných povinností správce;
• osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů budou správcem zpracovávány až odvolání souhlasu subjektem údajů, nebo do chvíle, kdy souhlas pozbyde účinnosti, případně do chvíle, než pomine účel zpracování;
• osobní údaje potenciálních zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů budou uchovány po nejdéle dobu 3 měsíců ode dne, kdy dojde k ukončení jednání o navázání případné spolupráce. Po tuto dobu je správce oprávněn subjekty oslovit s případnou novou nabídkou;
• osobní údaje uložené třetími osobami na serveru budou uloženy po dobu trvání smlouvy mezi správcem a vlastníkem dat;
• osobní údaje, které jsou správcem zpracovávány za účelem plnění právních povinností, tj. zejména za účelem vedení účetnictví, odvodu daní a poplatků apod. budou vymazány ve lhůtách stanovenými platnými právními předpisy a vnitřními předpisy správce.

Další informace

Správce nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a nepřikročil k tomuto kroku na základě vlastního rozhodnutí.

Aktualizace zásad

Správce si vyhrazuje právo tyto zásady pro ochrany osobních údajů změnit. Změna bude provedena zveřejněním na webových stránkách společnosti správce a je účinná do 30 dnů ode dne zveřejnění. Vedle toho se správce zavazuje zaslat všem registrovaným zákazníkům, dodavatelům i zaměstnancům nové aktualizované zásady ochrany osobních údajů, a to bezodkladně po té, co tyto budou správcem přijaty.